Daten fit machen für die Digitalisierung

Daten-Tuning für neue Geschäftsmodelle

von - 07.09.2018
Daten-Storage
Foto: Andrey VP / Shutterstock.com
In Unternehmen zeichnet sich ein Wandel ab hin zum intelligenten Informations-Management. Dank der Digitalisierung sind nun viele neue Geschäftsmodelle möglich.
Forrester
Forrester Research: Die Analysten stufen IBM, Microsoft und OpenText als die derzeit führenden Anbieter von ECM ein.
(Quelle: Forrester Research)
Daten sind die Basis für neue Geschäftsmodelle und Angebote, die Unternehmen, aber auch öffentliche Einrichtungen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategien entwickeln. Doch diese Informationsbestände müssen erfasst, gespeichert und aufbereitet werden, damit sie Mitarbeitern und Partnern zugänglich sind. Das ist keine einfache Aufgabe.
Da ist zunächst die schiere Menge der Datenbestände. So werden laut einer Studie von IDC und Seagate im Jahr 2025 weltweit rund 163 Zettabyte an Daten generiert, rund 10-mal mehr als 2016. Gut 60 Prozent dieses Datenbergs sind Informationen, die in Unternehmen anfallen. Ein zweiter Faktor: Bislang dominieren Datentypen wie Dokumente, E-Mails, Videos und Bilder. Nun kommen weitere Typen hinzu, etwa Daten von Sensoren und Aktoren, von „smarten“ Gebäuden, Autos und Verkaufsautomaten. Auch Content dieser Art muss in den Informationskreislauf von Unternehmen eingespeist werden. Dies übernehmen Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Sie traten ab etwa 2005 an die Stelle von Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS), die in den 1990er-Jahren in Unternehmen Einzug gehalten hatten.
Während sich ein DMS darauf beschränkt, Word- und Excel-Dateien, Fax-Dokumente, eingescannte Papierunterlagen und E-Mails zu verwalten, gehen ECM-Lösungen einen Schritt weiter. Sie verarbeiten auch unstrukturierte Daten. Dazu gehören Audio- und Video-Informationen, Multimedia-Files und Rohdaten aus weiteren Quellen, etwa Informationen, die IoT-Komponenten (Internet of Things) liefern.

ECM ist nicht ohne Tücken

Viele Unternehmen haben jedoch Probleme mit ihren DMS- und ECM-Systemen. So hat die Herstellervereinigung AIIM (Association for Information and Image Management) ermittelt, dass in jeder Firma im Schnitt vier unterschiedliche Content-Management-Lösungen im Einsatz sind. „In der Praxis finden wir in einem Unternehmen oft mehrere DMS- beziehungsweise ECM-Lösungen vor, die dann noch mit Netzwerkordnern, Microsoft SharePoint, Mail-Systemen oder CRM- und ERP-Lösungen als isolierte Ablagen konkurrieren“, unterstreicht auch Dirk Treue, Channel Marketing Manager beim ECM-Anbieter M-Files. „Diese Informationssilos verhindern Transparenz, Effizienz und Compliance.“
Dirk Treue
Dirk Treue
Channel Marketing Manager EMEA bei M-Files
Foto: M-Files
„Die Informationssilos in vielen Unternehmen verhindern Transparenz, Effizienz und Compliance.“
Obwohl offenkundig in Unternehmen an DMS- und ECM-Systemen kein Mangel herrscht, wird dennoch mehr als die Hälfte der unstrukturierten Daten „irgendwo“ abgelegt. Damit sind solche Informationen für viele Mitarbeiter nicht zugänglich. Zudem räumten laut AIIM rund 45 Prozent der befragten Fachleute ein, dass speziell die Verwaltung von E-Mails und Office-Dokumenten „chaotisch“ oder ohne zentralen Ansatz verlaufe. Gleiches gelte für eingescannte Dokumente (35 Prozent).

Ältere ECM als Hemmklotz

Nach Einschätzung von Ulrich Kampffmeyer von der Unternehmensberatung Project Consult sind speziell Legacy-ECM-Systeme, die seit Jahren im Einsatz sind, für die Nutzer ein Klotz am Bein. Er kritisiert in einem Beitrag in seinem Blog, dass Anbieter von ECM-Lösungen zu lange in der Dimension von Systemen gedacht hätten und „ECM nicht als Vision, Strategie, Konzept, Prozess et cetera begriffen, sondern immer größere, abgeschottete Boliden geschaffen haben“. Die Folge: Der hohe Aufwand für die Pflege solcher Systeme in Verbindung mit dem Einsatz proprietärer Techniken hat Enterprise Content Management in Verruf gebracht.
Das bestätigt die Studie der AIIM: An die 70 Prozent der Unternehmen wollen ihre ECM-Boliden loswerden. Fast die Hälfte der Befragten ist der Überzeugung, dass die Anbieter von ECM-Systemen ihr Geschäftsmodell maßgeblich darauf gründen, die Nutzer auf Gedeih und Verderb an sich zu binden.
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